Ở khía cạnh đơn giản nhất, việc xử lý văn bản trên một máy tính chỉ là việc gõ nhập bằng điện tử. Thay vì nhấn các phim trên một máy đánh chữ, bạn nhấn các phím trên một bàn phím máy tính trông giống nhu một máy đánh chữ nhưng có một điểm khác biệt quan trọng.
Trong xử lý văn bản, tiến trình soạn một tài liệu tách biệt với tiến trình in. Đối với nhiều người, sự khác biệt giữa tiến trình soạn tài liệu với tiến trình in giúp họ thoát khỏi những lo lắng của tiến trình viết. Bởi vì bạn có thể bắt đầu gõ nhập mà chưa phải sử dụng đến giấy nên việc chuyển từ ý nghĩ viết sang việc bắt đầu thực sụ có thể làm cho bạn cảm thấy dễ chịu hơn. Việc biết rằng công việc của bạn rất dễ chỉnh sửa khi có lỗi sai xảy ra có thể giúp bạn dễ dàng bắt đầu hơn.
Khi bạn gõ nhập một nội dung nào đó trên một máy đánh chữ, các ký tự ngay lập tức được ghi trên giấy. Nếu bạn thay đổi ý định hay nhận ra một số lỗi nào đó, bạn cần xóa các ký tự hay phải nhập lại một trang hoặc nhiều chữ hơn.
1. Gõ nhập tách biệt với in ấn
Sự tách biệt giữa việc gõ nhập với in ấn, giữa tài liệu điện tử với bản được in ra, tạo ra một điểm hoàn toàn khác biệt. Nó cho phép bạn xóa, sửa đổi, và sắp xếp lại tài liệu mà không phải gõ nhập lại bất kỳ nội dung hiện có nào.
2. Xóa và chèn các ký tự
Nếu bạn xóa các ký tự, chương trình tự động lấp bất kỳ khoảng trống nào con lại phía sau nó. Nếu bạn chèn các ký tự, nó đẩy các ký tự hiện có sang phải hoặc xuống dưới để tạo chỗ cho các ký tự mới.
3. Di chuyển text
Bạn chuyển một câu hay một đoạn từ nơi này đến nơi khác trong tài liệu, bạn chỉ cần di chuyển nó đến nơi mà bạn muốn và để chương trình sắp xếp lại phần còn lại của tài liệu (bao gồm cả các ngắt trang) sao cho phù hợp với sự thay đổi.
4. Undo và Redo đến các thao tác
Các chương trình xử lý văn bản cho phép bạn thay đổi ý định về các thao tác chỉnh sửa cung cấp cho bạn một lệnh undo hay một lệnh undelete để đảo ngược các hiệu ứng của các thao tác xóa, di chuyển, hay thao tác sau cùng khác. Thật ra, bây giờ bạn có thể đảo ngược nhiều thao tác, và nếu bạn thay đổi ý định về một điểu gì đó mà bạn đã thực hiện, bạn có thể “redo” nó một cách dễ dàng.
Khi bạn gõ nhập một nội dung nào đó bằng cách sử dụng chương trình xử lý văn bản, các ký tự mà bạn gõ nhập chỉ được lưu trong bộ nhớ của máy tính. Bạn có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào mà bạn thích và in khi nào bạn muốn.
5. In tài liệu
Khi bạn đã sẵn sàng để in tài liệu, bạn chỉ cần ấn lệnh print. Trong hầu hết các chương trình Windows, điều này liên quan đến việc mở menu File (bằng cách nhấp vào từ File trên thanh menu), chọn Print, và nhấp OK trong hộp thoại vừa hiển thị. Trong nhiều chương trình Windows, bạn cũng có thể nhấp vào một biểu tượng Print (biểu tượng có một ảnh máy in) nằm ở gần đầu màn hình để in một bản sao của tài liệu mà không phải đi qua hộp thoại.
